企業の経営者、経営者、またはその他の利害関係者として、定期的または時折取締役会を開催する必要があります。 これらの会議は、企業や業界の大物の間でのグループコミュニケーションやアイデアの共有を目的としているため、この目的を達成するために効果的に実施する方法を理解する必要があります。
取締役会が成功した場合、クレジットの大部分は会議の議長を務めた個人に与えられます。 そして、目的を達成できなかった場合、ほとんどの責任は同じ個人に生じます。 成功した会議と失敗した会議の唯一の違いは、両方の実行方法にあります。 目的を達成する取締役会を成功させたいですか？ 次の10のヒントが役立ちます。
- ビジネス会議が時間の無駄である10の理由
取締役会を成功させるための10の強力なヒント
1.目標を定義し、事前に議題を配布する
ミーティングで時間を無駄にする最も簡単な方法の1つは、参加者に、そのミーティングで初めて聞いたことについてのアイデアや提案を提案するよう求めることです。 しかし、この間違いは非常に一般的です。
会議でブレインストーミングセッションに変えることで貴重な時間を無駄にするのではなく、会議の構造を作成し、事前に招待された参加者に議題を伝えることができます。 このように、彼らはアイデアについてブレーンストーミングを行い、会議の日付の前にそれらを微調整さえしていました。 これにより多くの時間を節約でき、1回の会議でより多くのことを達成できます。
2.会議全体を担当する
良い会議は良いリーダーシップの産物です。 したがって、会議を管理し、会議を適切かつ簡潔に保つつもりであることを出席者に明確にしてください。 みんながそれを見る場所に時計を置き、あなたが本当に時間を大切にしていることを会議で同僚に見せましょう。 ミーティング中は、ディスカッションがトピックを超えないようにしてください。 これが発生するたびに、会議の議題に関連する問題を思い出させて、グループの焦点を合わせ直してください。
3.全員が貢献できるようにする
そもそも会議を呼び出すことの本質は、双方向のコミュニケーションの流れを確保することです。 そのためには、会議に出席する全員からの誠実で関連性のある貢献を奨励することが重要です。 会議のリーダーとして、あなたは自分の意見を身に着けるという間違いに簡単に陥ることがありますが、これは会議の目的に反するので、注意しなければなりません。 他の人の貢献を即座に却下したいという誘惑を避けましょう。たとえ彼らが耳障りであるとか、愚かなことを言っているとしても。
4.アクションプランで会議を終了する
成功した会議の特徴の1つは、会議で行われた決定、実装を担当する個人、実装の日時、および期待される結果に基づいて実装されるさまざまな戦略を詳述するアクションプランです。戦略。
5.会議の詳細な議事録を作成する
誰かに議事録を記録してもらうか、会議の議事を進めることは非常に重要です。 議事録は、会議が開催されたことを証明するものであり、会議の進行中に生じる可能性のある疑念や誤解を明確にするための歴史的な参考資料となります。
6.会場からのすべての気晴らしを排除します
会議のすべての参加者がスマートフォンやタブレットなどの個人的な気晴らしをなくすことが期待されていますが、会議のリーダーであるあなたが会議の気晴らしをすべて取り除くことも同様に期待されています。 たとえば、会議を会社の打ち上げ室で開催する場合は、LED TVをオフにします。これを続けると、出席者が会議中に間隔を空けて見ないことが困難になるためです。
7.誰も邪魔しない
あなたが会議の他のすべての出席者より優れていたとしても、彼らが話しているときに割り込む誘惑に常に抵抗しなければなりません。 たとえ彼らが言っていることに強く反対するか、それがでたらめだと思う場合でも、彼らのポイントに取り組む前に彼らが終わるのを許してください。
8.最大限の注意を払う
会議を開催しているときは、話しているときに誰もがあなたと目を合わせます。 それらに注意深く耳を傾けることは、あなたが彼らの意見を尊重し、あなたがそれらを聞いても構わないと思っていることを彼らに伝える方法です。 他の人が話しているときにスマートフォンをいじるよりも、会議で他の人を困らせることはほとんどありません。 それはあなたが彼らの意見を評価しないこと、そして会議自体があなたにとって重要ではないという信号を送ります。
9.紛争を適切に管理する：取締役会で紛争が発生することはよくあります。 実行中の会議でそれが発生した場合は、誰の心にも厳しい感情を残さずに、可能な限りそれを制御するようにしてください。
10.出席者全員を認識して感謝する
理事会の終わりに、出席している全員の存在を認め、会議に出席し、重要な貢献をしてくれたことに感謝します。 参加者に、後の会議にもっと参加するように動機付けてくれて感謝していることを伝えます。