あなたのビジネスチームは、カスタマーサービスとデリバリーにおいて平均以下のパフォーマンスを発揮していますか？ はいの場合、ビジネスの生産性と効率を向上させる25の確実な方法があります。
調査によると、80〜90％の人々が、自分の仕事の50％未満を自分の一番の目標だと言っていることに費やしています。 時間をかけて考えてみると、これは非常に素晴らしい統計です。 それが示すことは、ほとんどの人々が彼らが週の仕事に近づく方法で受動的であることです。
彼らはメール、電話、会議、その他の人々の目標に応えており、一生懸命働いたように感じて家に帰りますが、実際にはあまり達成していません。
技術の進歩、顧客の期待、グローバル化により、生産性の向上に対する需要とニーズは増大しています。 現在、世界のある国の企業は、その存在についてさえ知らないかもしれない世界の異なる地域の他の企業と競争しなければなりません。
生産性と効率の向上に取り組む理由
素晴らしい労働倫理を構築するためには、生産性と効率の両方が本当に重要です。 一般的な意味で、生産性とは、組織が労働力、材料、機械、資本などのインプットをどれだけうまく変換するかを指します。 ニーズを満たす商品やサービスに。
今日、生産性の向上は、よりスマートに働くことを意味します。 効率は、同じ量のリソースを使用して生成できるものとは対照的に、生成されているものと比較する傾向があります。 言い換えれば、効率性は、ビジネスがどれだけうまく、無駄がないかを調べようとします。
職場での生産性と効率を向上させることは実際には難しいプロセスではありませんが、それでも個人が自由にリソースを管理する方法をより意識する必要があります。 職場のスタッフの生産性と効率を高めるのに役立ついくつかの効果的な戦略を以下に示します。
ビジネスの生産性と効率を向上させる25の確実な方法
1. 組織スキル：組織スキルを向上させ、自宅、職場、またはコンピューターで充填システムを使用することを決意します。 作業時間の30％が、置き忘れたアイテムの検索に費やされています。 これらは、そもそも正しく提出されていないために失われたものです。 ファイリングシステムが不注意または存在しないために、置き忘れられた情報や資料を探すために貴重な時間を費やすことは、非常にイライラする可能性があります。
すべてのファイリングシステムの中で最も優れたシンプルなものは、アルファベット順のファイリングシステムです。 これに関連して、すべてのファイルの記録をデスクトップなどの単一の場所に保存することをお勧めします。 このマスターリストには、各ファイルのタイトルと、ファイルの場所が記載されています。
2.可能な限り多くのタスクを自動化します。タスクを自動化できる場合は、必ず自動化してください。 これは、今日の競争の激しい環境では、ビジネスの自動化が必要であって贅沢ではないためです。
単調なタスクを自動化することにより、時間を節約し、分析的思考と人間的なタッチを必要とするより重要なタスクに注意を向けることができます。 職場で自動化を実装することは、最初は開始するのに非常に費用がかかりますが、長期的には、コストを削減し、ビジネス効率を高めることにより、かなり安くなることが証明されます。
3.顔を合わせて対話する：回答を取得し、額面どおりに問題を解決する方法として、同僚に電子メールまたはチャットメッセージを送信することを検討している間、回答を取得する効果的な方法のように思えるかもしれませんシーク; ただし、多くの場合、逆の効果があります。 これは、その後のメッセージの前後の送信が、直接顔を合わせるよりも時間がかかる場合があるためです。
メールやチャットは職場では非常に便利ですが、同僚と対面で確実にコミュニケーションを取ることができるようにしてください。 これにより、5分間の対面チャットで解決できる問題が20メッセージの長さの電子メールスレッドにならないため、ビジネスを効率的に進めることができます。
4.プライムタイム：プライムタイムを認識して、生産性を高めることができます。 プライムタイムでは、社内のプライムタイムに創造的な仕事をするように人生を整理します。 社内のプライムタイムは、最も用心深く生産性の高い時間です。
ほとんどの人にとって、この最高のパフォーマンスの時間は、彼らが良い夜の休息をとった朝です。 他の人にとっては、それは夕方または夜です。 生産性を向上させるために最も重要なプロジェクトをスケジュールするために、プライムタイムがいつになるかを知ることが重要です。
また、外部プライムタイムと呼ばれるものにも注意する必要があります。 これは、クライアントと顧客が最も利用できる時間帯です。 人々は、外部と内部の両方のプライムタイムで一日を構成することを考えるべきです。
5.空の旅の生産性：組織のスキルが重要な重要な分野は空の旅です。 あなたが時々旅行を必要とするビジネスにいるなら、あなたは非常に生産的であるためにこの時間を利用するべきです。
航空会社が提供できる途切れない作業環境により、オフィスよりもさらに効果的な作業環境にすることができます。 空港に向けて出発する前に事前に計画を立てて作業を整理すると、空中に多くの作業を行うことで生産性を高めることができます。
6.時間を効果的に管理します。時間は非常にユニークなリソースであり、保存することはできず、一度失われると交換することはできません。 より多くのことを効果的かつ効率的に行うためには、良い時間管理スキルが不可欠であることは言うまでもありません。
効果的な時間管理戦略を考え出すには、自分自身を知る必要があります。 また、自己規律と自分に最適な組織方法を十分に把握する必要があります。
7.事前準備：時間を管理して最大限に活用する場合は、事前準備が常に不可欠です。 翌日の夕方または前夜に作業リストを準備します。 最後の最後にすべきことは、これから来る日を計画することです。
最良の運動は、仕事から家に帰る前にあなたが最後に行うこととして翌日全体を計画することです。 前日の夜に計画を立てると、眠っている間に潜在意識が計画と目標に取り組みます。
朝起きて、その日の仕事に当てはまるアイデアや洞察を得ることが非常に多いです。 前夜に毎日のリストを準備することの主な利点は、より快適に眠れるようになることです。 眠れぬ夜の原因の1つは、翌日やらなければならないことをすべて忘れないようにしようとしていることです。
しかし、リストにあるすべてのものを書き留めると、心がクリアになり、深く眠ることができます。 これにより、仕事の翌日を通して生産性を向上させることができます。リラックスしてリフレッシュできるからです。
8.時間をスケジュールする：時間をスケジュールすると、ストレスによる砂の放出エネルギーが減少します。 組織のスキルを使用して日、週、または月を計画するという行為は、コントロールの感覚を高め、1日を通して生産性を高めます。 事前に1日を計画しておくと、自尊心が高まり、個人的な力の感覚が向上します。
9.早めに始めましょう：計画に費やす時間が長いほど、人生のあらゆる分野でより組織的になります。 多くの成功した人々が午前5時または午前5時30分に発生するため、翌日の考えと計画を立てる十分な時間を持つことができます。
その結果、可能な限り最後まで眠る人々よりも常に効果的です。 仕事を始める前に数分間静かに熟考することで、タスクを実行する時間を節約できます。 朝早く起きて、前もって計画を立てておくと、一日を通して、より落ち着いて、頭がよく、創造的になります。
10.中断の制限：スタッフのメンバーがタスクを効果的に完了することが難しいと感じる理由の1つは、継続的な中断によるものです。 複数の会議、電子メールアラート、チャットメッセージのポップアップ、社内プロジェクト管理ソフトウェアなどからの通知。 気晴らしの主要なソースとして機能する能力を持っています。 一般的に、誰かが中断されてから効果的に作業を再開できるようになるまでには、通常ある程度時間がかかります。
職場での一定の注意散漫の問題を改善する方法は、週に何回も何日も開催するのではなく、同じ日に複数の会議をスケジュールすることです。 または、Inbox pauseなどの一部のアプリケーションを使用して、電子メール通知を減らすこともできます。
11.マルチタスクではなく、単一のタスクに焦点を当てます。多くの人がマルチタスクを好むとはいえ、彼らが行っているタスクでより効果的または効率的であることを必ずしも意味しません。 また、手元のタスクが重要な場合は特に、マルチタスクは役に立ちません。 マルチタスクでは、多くのプロジェクトに注意を向ける必要があります。つまり、プロジェクトに完全に集中しているわけではありません。
かなり大丈夫、多くのタスクが開始されますが、それらの多くは時間内にまたは効果的に完了しません。 本当に何かを成し遂げたい場合は、それがはるかに速く完了し、より良い結果が得られるので、すべてに集中してください。 完了するまで1つのタスクに集中します。
12.適正なプロセスに固執する：既に作業中のプロジェクトがある場合、プロジェクトを早めようとすると、最終製品の品質に反映される可能性のあるコーナーを切断する可能性があります。 テストされ、動作し、最高の結果を生み出すことが信頼されている、すでに確立されたプロセスを守ります。
コーナーをカットすると、プロジェクトの成分やプロセスが失われる可能性があり、その結果、より多くの時間と資金がかかる可能性があります。 しかしこれは、ビジネスが物事のやり方を変えてはならないという意味ではありません。
常に実行されている方法を変更する必要がある場合は、変更の必要性と影響を慎重に検討するために時間をかけてください。 気まぐれに、または予定より遅れて走っているからといって、新しいものを実装しないでください。
13.タスク管理ソフトウェアを利用する：特定のチーム向けの効果的なタスク管理ソフトウェアは、全員が手を携えて作業し、プロジェクトの進捗状況を記録し、タスクに合わせて調整するのに役立ちます。 最近の電子メールは、チーム間でコミュニケーションやコラボレーションを行うための最も効果的な方法ではありません。 Trelloのような非常に多くのタスク管理ソフトウェアを使用して、コミュニケーションと作業の進捗を1か所にまとめることができます。 それはあなたに電子メールで行ったり来たりしなければならないストレスを節約するのに役立ちます。
14.休憩を取る：短い散歩など、仕事から少し精神的な休憩を取ることは、注意と効率を高めるのに役立つことを多くの研究が示しています。 一気に過度に長い時間作業しようとすると、かなり逆効果になる可能性があります。
15.自発的な締め切りを設定します。多くの人がストレスを悪いことと見なしていても、ストレスを管理可能なレベルで効率と生産性を高めることができるため、必ずしもそうである必要はありません。 期限のないタスク（オープンエンドタスク）の場合は、自分で期限を設定し、実際の期限であるかのようにそれに固執するようにしてください。 締め切りがタスクに関連付けられている場合、どれだけ集中して生産的になるかを知って驚くでしょう。
16.可能であれば、委任：すべてを自分でやろうとするか、すべての場所に同時に行こうとすると、個人がすぐに燃え尽きてしまいます。 起業家や従業員がどれほど有能であるかに関係なく、彼/彼女はすべてのタスクを実行できるわけではないことに注意することが重要です。
タスクを細かく管理しようとするのではなく、有能なスタッフのメンバーに過剰な任務を委任する方が良いでしょう。 これが効率的なチームの出番です。仕事をより均等に分散することにより、誰もがより少ない義務を負うことになり、より効率的で生産的になります。
17.適切なツールと機器を用意する：適切なツールと機器を用意することは、従業員が職務をより効率的かつ時間通りに遂行できるようになるため、本当に必要です。 高速な印刷機がないために書類が印刷されるのを待つために費やされる余分な時間のような小さなことは、本当に逆効果になる可能性があります。
最高品質の最新のプログラムと機器は、作業の実行速度と作業の認識方法に大きな違いをもたらします。 スキャナー、プリンター、コピー機、ファックス機として機能するMFPなどの機器は、作業環境で非常に役立ちます。
18.職場の条件が最適であることを確認してください。研究により、職場の理想的な温度は華氏68〜70度（20〜21 C）であることがわかっています。 職場が暑すぎたり寒すぎたりすると、従業員がコートや扇風機にたどり着くためにより多くの時間を費やすという意味で不快で気が散ることがあります。 空調および暖房システムが適切な季節に適切な動作状態にあることを確認することが重要です。
19.積極的な強化の実践：生産的で効率的な職場環境を確保するために、機会があれば従業員を励まし、意欲を高め、報酬を与える必要があります。
彼らがうまく行った機会に彼らを称賛し、また彼らの行動が望まれる何かを残したと信じる機会に建設的な批判を与える。 また、仕事をうまくやるときにインセンティブを提供することもお勧めします。 報酬は、無料の休日、現金の報酬、または無料のテイクアウトコーヒーの形をとることができます。
従業員の成功を他のスタッフに示して、同じことをするように動機付けて挑戦する必要があります。 従業員にもっと一生懸命働き、その一生懸命な仕事に対する報酬を得るように挑戦すると、彼らは努力するべき何かを持ち、より生産的になる可能性が高くなります。
20.作業環境のストレスを軽減します。強い圧力がかかる状況で作業する労働者は、生産性と効率の面で最適な形ではありません。 ストレスの多い職場では、結果が悪くなり、生産性が低下し、離脱のレベルが高くなります。
したがって、従業員が自分の仕事を喜んで実行できるようにする必要があります。 多くの雇用主は、従業員が個人レベルで職場でどれほど評価され、高く評価されているかを示す力を見落としていますが、それは大いに役立ちます。
21.タスクをスキルに合わせる：従業員の長所、短所、行動スタイルをよく把握することは、従業員が最大限の効率で生産できるようにするために非常に重要です。 たとえば、外向的で創造的な思想家は通常、クライアントにアイデアを売り込むのに最適な人物です。
ただし、ルール集中型の詳細志向のタスクに同じ個人を配置しても、前のタスクとは異なり、それらを最大限に活用できない場合があります。 従業員がすべての面で優れていると期待するのは、非現実的で効果がありません。 従業員に割り当てを委任する前に、その従業員がタスクを実行するのに最適であることを知っておく必要があります。
22.目標を明確かつ集中的に保つ：目標と目的が十分に説明されておらず、知られていない環境で非効率な従業員を雇用することは予想外ではありません。 作業環境の目標が適切に定義されておらず、達成可能でない場合、従業員の生産性は確実に低下します。 これに対抗するには、従業員のタスクが明確で、可能な限り狭いことを確認する必要があります。 彼らに何が期待されているか、そして彼らの割り当てが一般に与える影響を正確に知らせてください。
23.過剰を廃止する：可能であれば、取り組む必要のある大きなタスクがある場合、従業員に不要な小さなタスクを与えないようにします。 優先度の高い割り当てに集中する時間を従業員に与えないタスクをカットしてください。
たとえば、従業員がスーパーバイザーのために毎日レポートを作成する必要があるが、スーパーバイザーがそのようなレポートを通過する時間がない場合、レポート要件を削除するのが賢明かもしれません。 これは単なる時間とリソースの無駄であるため、物事は単なる形式的であるということに基づいて行われるべきではありません。
24.スタッフのトレーニングと開発：スタッフトレーニングセッションの数を減らすか、または単にそれを完全に廃止することは、時間を節約し、コストを削減するための非常に良い方法のように見えますが、これは最終的に裏目に出る可能性があります。 従業員にその場で仕事を習得させることは非常に非効率的である可能性があります。そのため、スタッフに新しいことをする方法を学ぶためにつまずくのではなく、仕事に必要なスキルを教えてください。
そうすれば、あなたは彼らが自分でタスクを達成できるようになり、将来トレーニングで妨げられるような簡単な質問に答えるためにあなた自身の時間を無駄にすることはないでしょう。 当初のトレーニングの後、従業員が組織の利益のためにスキルセットを拡大できるよう支援することにより、従業員の継続的な教育を奨励する必要があります。
これは、個々のコーチング、ワークショップ、コース、セミナー、メンタリング、シャドウイング、またはそれらの責任を増やすことによっても達成できます。 これらの追加の機会は、従業員が彼らの効率と生産性を改善できるようにする追加のスキルを提供します。
25.パフォーマンスのレビューを行う：そもそも従業員が非効率であることを知らない場合、従業員の効率を改善することはほとんど不可能です。 これは、パフォーマンスレビューが役立つ場所です。 これを使用してスタッフのパフォーマンスを測定し、スタッフとのプライベートミーティングを開いて、彼らがしていることや怠けている領域を伝えることができます。
彼らにレビューを与えた後、あなたは彼らがあなたが彼らが改善するのを助けるために何ができると思うか尋ねることができます。 フィードバックを求めることは、スタッフを支援するための明確で即時的な方法を提供するだけでなく、開かれた対話の文化を促進します。